Czy Twój ostatni audyt uprawnień SAP ciągnął się tygodniami? A pliki Excel i niekończące się e-maile wydłużały proces jeszcze bardziej? Zobacz, jak można przeprowadzić przegląd dostępów w SAP nawet czterokrotnie szybciej!
W wielu organizacjach cykliczny przegląd uprawnień to formalny obowiązek związany z wymogami audytów, RODO czy SOX. Jednak przy dużej skali – tysiące użytkowników, kilkanaście systemów SAP i rozbudowane role – ręczne podejście prowadzi do chaosu i błędów.
Tak właśnie wyglądała codzienność Marty, organizatorki przeglądu uprawnień w SAP, i Adama, kierownika działu księgowości odpowiedzialnego za weryfikację uprawnień w swoim obszarze. Oboje wiedzieli, że potrzebują narzędzia, które pozwoli przejąć kontrolę nad procesem. Rozwiązaniem okazał się moduł smartReview w aplikacji smartGRC.
Etap 1: Planowanie przeglądu – szybki start zamiast maratonu
Każdy przegląd zaczyna się od określenia ram – co obejmuje, kto będzie weryfikował i jakie kryteria mają być brane pod uwagę. Ten etap ma kluczowe znaczenie, bo błędy popełnione na starcie mogą skutkować opóźnieniami i koniecznością powtarzania całego procesu.
Marta, przygotowując przegląd w firmie liczącej kilka tysięcy pracowników i kilkanaście systemów SAP, musiała dawniej godzinami ustalać zakres i przypisywać weryfikatorów. Teraz w smartReview wystarczy kilka minut, aby określić datę zakończenia przeglądu, ustawić progi wykorzystania transakcji, wymóg komentarza przy wysokim ryzyku i wykluczyć konta techniczne.
„Przygotowanie przeglądu, które wcześniej zajmowało mi kilka godzin, teraz zamyka się w kilkunastu minutach” – mówi Marta.
Etap 2: Weryfikacja danych – lepiej zapobiegać niż poprawiać
Kiedy zakres przeglądu został już ustalony, kolejnym krokiem jest upewnienie się, że wszystkie dane trafiły we właściwe ręce. To częsty punkt potknięć: w tradycyjnym modelu błędne przypisania wychodziły na jaw dopiero wtedy, gdy ktoś zgłaszał, że dostał niewłaściwe zestawienie.
Dziś Marta widzi od razu, czy system poprawnie przypisał weryfikatorów według ustalonych reguł. Może filtrować dane i masowo wprowadzać zmiany w przypisaniach. Dzięki temu eliminacja błędów następuje na starcie, zanim proces nabierze rozpędu.
„Teraz mogę wychwycić i poprawić błędne przypisania od razu, co eliminuje późniejsze przestoje” – dodaje Marta.
Etap 3: Podejmowanie decyzji – mniej kliknięć, więcej decyzji
Sednem przeglądu są decyzje podejmowane przez weryfikatorów. To tu weryfikatorzy rozstrzygają, które dostępy zostają, a które trzeba odebrać. W tradycyjnym modelu oznaczało to dla Adama analizę setek pozycji i ręczne odhaczanie ryzyk – praca żmudna i podatna na pomyłki.
Teraz Adam widzi tylko te pozycje, które wymagają jego uwagi. Może korzystać z historii wcześniejszych decyzji, filtrować dane i masowo kopiować poprzednio podjęte decyzje. Co więcej, jeśli oznaczy jedno ryzyko do odebrania, smartReview automatycznie wskazuje i oznacza wszystkie jego wystąpienia w pozostałych uprawnieniach użytkownika.
Typowym problemem w wielu firmach są uprawnienia pozostawione byłym pracownikom. Obecnie dzięki smartReview Adam jednym kliknięciem usuwa wszystkie dostępy nieaktywnych kont w swoim obszarze.
„Historia decyzji i automatyczne oznaczanie powiązanych pozycji skracają mój czas pracy nawet o połowę” – podkreśla Adam.
Etap 4: Monitorowanie wdrożenia – widoczność aż do końca
Sam przegląd nie kończy się w momencie podjęcia decyzji. Równie ważne jest dopilnowanie, aby ustalenia zostały faktycznie wdrożone w systemie. Bez skutecznego monitorowania istnieje ryzyko, że te same nadmiarowe dostępy powrócą w kolejnym cyklu.
Wcześniej Adam musiał ręcznie sprawdzać statusy, co było czasochłonne i prowadziło do sytuacji, w której nadmiarowe dostępy wracały w kolejnym cyklu. Dzięki smartReview obecnie w swoim panelu widzi postęp wdrażania decyzji z jego obszaru – zielony oznacza wdrożone zmiany, czerwony sygnalizuje potrzebę interwencji.
„Dzięki bieżącemu podglądowi statusów mam pewność, że decyzje faktycznie są realizowane, a nie tylko zapisane w raporcie” – podsumowuje Adam.
Rezultaty – wymierna zmiana
Po pierwszym cyklu widać było wyraźne efekty:
- czas przeglądu krótszy nawet o 75% po stronie weryfikatorów.
- znaczne ograniczenie błędów dzięki automatycznym przypisaniom i masowym operacjom.
- pełna przejrzystość procesu – od planowania po wdrożenie decyzji.
- wyższa jakość decyzji dzięki dostępowi do historii i analizie wykorzystania uprawnień.
- skuteczniejsze usuwanie nadmiarowych dostępów – decyzje faktycznie wdrażane w systemie.
Po wdrożeniu smartReview zmieniło się nie tylko tempo pracy, ale także jakość całego procesu. Zespoły zyskały większą kontrolę nad realizacją przeglądu, a same działania stały się bardziej przewidywalne i odporne na błędy.
Zasady udanego przeglądu – ogólne rekomendacje
Niezależnie od narzędzia, skuteczny audyt uprawnień SAP powinien opierać się na kilku uniwersalnych zasadach:
- jasno określone kryteria przeglądu (np. obowiązkowy komentarz przy akceptacji ryzyk).
- włączenie do przeglądu informacji o faktycznym wykorzystaniu uprawnień.
- monitorowanie wdrożenia decyzji, a nie tylko ich rejestrowanie.
- dokumentowanie pełnej ścieżki audytowej zgodnie z wymogami compliance.
Takie podejście wspiera zgodność z regulacjami, m.in. SOX, RODO czy ISO 27001, a także ułatwia kontrolę rozdziału obowiązków (SoD).
Podsumowanie – przegląd uprawnień jako element bezpieczeństwa
Historia Marty i Adama pokazuje, że przegląd uprawnień w SAP nie musi być procesem uciążliwym i chaotycznym. Dzięki smartReview stał się uporządkowanym i przewidywalnym elementem strategii bezpieczeństwa systemu. W środowisku, w którym kontrola dostępu jest jednym z kluczowych elementów bezpieczeństwa, takie narzędzia nie są już luksusem – są koniecznością.
Jeśli w Twojej firmie przeglądy są postrzegane wyłącznie jako obowiązek audytowy, warto potraktować je jako okazję do uporządkowania dostępów i wzmocnienia bezpieczeństwa całego środowiska SAP.
A jeżeli chcesz zobaczyć, jak wygląda ten proces w praktyce, zachęcamy do zapoznania się z interaktywnym demo smartReview. Demo znajdziesz na stronie https://smartgrc.eu/demo/.
Źródła:
Artykuł opracowany na podstawie doświadczeń zespołu GRC Advisory związanych z realizacją przeglądów uprawnień w systemie SAP oraz wiedzy zdobytej przy projektowaniu i wdrażaniu modułu smartReview w aplikacji smartGRC.